Data protection / Datenschutzerklärung
This page is the canonical data-protection notice for the Europa Album. It is provided in German (the legally relevant language for the operator's seat) with an English summary alongside each section.
1. Operator / Verantwortlicher
DE: Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Seite ist die
Opteamax GmbH, Virnebergstraße 50, 53619 Rheinbreitbach, vertreten durch den Geschäftsführer
Jens Ott. Datenschutzbeauftragter ist Jens Ott
(datenschutz@opteamax.de). Vollständige
Kontaktdaten siehe Impressum.
EN: The operator is Opteamax GmbH (see imprint for full contact details).
2. Which data we process / Welche Daten wir verarbeiten
DE: Wir verarbeiten ausschließlich Daten, die Sie als angemeldete:r Nutzer:in selbst eingeben oder hochladen. Es gibt keinen öffentlichen Bereich der Seite: ohne Anmeldung sehen Sie nur das Impressum, diese Datenschutzerklärung und die Startseite.
- Account data: username, email address, password (hashed), date of registration.
- Profile data: first/last name, date of birth, mobile number (with country code, normalised), nickname, surname during time aboard, position aboard, current and old photo of yourself, contact-visibility preferences.
- Boarding periods (entry/exit dates) you record for yourself.
- Media items you upload — original photos/videos, thumbnails, technical metadata (dimensions, duration, EXIF taken-at).
- Face-recognition data: numerical face embeddings derived from your reference photos and from photos you appear in. Embeddings are biometric data; we treat them with elevated protection (see §4).
- Server-side logs of authentication failures (for rate-limiting only); no traffic analytics, no third-party trackers.
3. How the system works / Wie das System funktioniert
-
DE: Sämtliche Inhalte (Bilder, Videos, Profildaten) sind ausschließlich
angemeldeten und freigeschalteten Nutzer:innen zugänglich. Selbst die URLs zu
Original-Dateien sind nicht erratbar und Aufrufe werden serverseitig gegen die
Albumsichtbarkeit geprüft (X-Accel-Redirect, niemals direkt durch den Webserver).
EN: All content is reachable only by registered, admin-approved users. File URLs are not guessable and every request is authorised server-side. -
DE: Albenrechte werden pro Album feingranular gesteuert
(privat / nur bestimmte Gruppen / nur bestimmte Personen).
EN: Album visibility is enforced per album. -
DE: Neuanmeldungen werden erst nach Prüfung durch eine:n Administrator:in
bzw. nach automatischem Abgleich mit einer Einladung freigeschaltet.
EN: New accounts are inactive until approved.
4. Encryption at rest / Verschlüsselung gespeicherter Daten
DE: Personenbezogene Felder des Profils
(Mobilnummer, Bordname, Spitzname, Geburtsdatum, Position, hochgeladene Profil-Fotos)
sowie biometrische Face-Embeddings (Referenz- und Foto-Embeddings) werden auf dem Server
mit Fernet/AES verschlüsselt gespeichert. Originalfotos und -videos liegen ebenfalls
verschlüsselt auf der Platte. Der Verschlüsselungs-Schlüssel ist nur dem Anwendungs-Server
bekannt und wird nicht zusammen mit den Daten gesichert.
EN: Personal profile fields and biometric face embeddings are stored
encrypted at rest (Fernet/AES). Original media files are encrypted on disk as well. The
encryption key is held only by the application server.
5. Face recognition / Gesichtserkennung
DE: Die Seite erkennt Personen automatisch anhand der Referenzfotos,
die Sie in Ihrem Profil hinterlegen. Sie können auf jedem Foto, auf dem das System Sie
erkannt hat, die Schaltfläche „That's not me on the photo“ verwenden — wir
löschen die Zuordnung und merken uns dauerhaft, dass Sie auf diesem Foto nicht zu sehen
sind, damit das System die Zuordnung nicht erneut anlegt.
EN: Use the "That's not me on the photo" button to retract a
face-recognition match; the rejection is stored permanently across re-runs.
6. Your rights and self-service controls / Ihre Rechte und Schaltflächen
DE: Sie haben jederzeit das Recht auf Auskunft, Berichtigung und
Löschung Ihrer Daten gemäß DSGVO. Über die folgende Schaltfläche können Sie Ihren
gesamten Account, Ihr Profil und alle damit verknüpften Gesichtserkennungsdaten in
einem Schritt löschen.
EN: You may exercise your GDPR rights (access, correction, deletion)
at any time. The button below deletes your account + profile + face-recognition data
in one step.
To delete your data, please log in first; only the owner of an account can trigger the deletion.
7. Complaint about contents / Beschwerde über Inhalte
DE: Wenn Sie ein Bild oder einen anderen Inhalt für rechtswidrig,
verletzend oder unangemessen halten, nutzen Sie bitte das untenstehende Formular.
Die Nachricht geht direkt an alle Administrator:innen und Moderator:innen. Bei einzelnen
Bildern können Sie zusätzlich die Schaltfläche „Report this photo“ direkt auf dem Bild
verwenden — das Bild wird dann sofort verborgen, bis ein:e Admin geprüft hat.
EN: Use the form below to report a complaint about contents. Goes
straight to all admins + moderators. For a specific photo, you can also use the
"Report this photo" button on the photo itself — that hides the photo immediately
pending admin review.